Rechnungsdigitalisierung

Rechnungsdigitalisierung

Trotz des Fortschritts in Sachen Digitalisierung schwören viele mittelständische Unternehmen immer noch auf umfangreiche manuelle Rechnungsprüfung und das Abheften von Rechnungen, Lieferscheinen oder sonstigen Belegen. Transparenz über indirekte Güter oder C-Güter (Maverick-Buying) fehlt, da Bestellungen in diesem Segment häufig über Sammelartikel oder „diverse Kreditoren“ abgewickelt werden.

Investieren Sie in eine intuitive Lösung, die Platz schafft und Ihr Papierarchiv ablöst, wodurch Sie Kosten sparen. Schaffen Sie Transparenz über die Bewegungen all Ihrer Artikel und decken Sie Preisabweichungen und Inkonsistenzen auf, wodurch Sie ebenfalls Kosten sparen.

Alle notwendigen Rechnungsinhalte stehen ab sofort ohne nennenswerten Ressourceneinsatz digital zur Verfügung, da lediglich das Scannen der Lieferantenrechnungen durch Ihr Personal weiter erfolgen muss.

 

Tobias Jasinski

Head of Sales & Consulting

T +49 211 975 326 19
M +49 172 243 55 74

Smarte Einkaufsteuerung

Durch die Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements wird Ihr gesamter Rechnungsprüfungsprozess elektronisch medienbruchfrei abgebildet und beschleunigt. Vom Scannen der Eingangsrechnungen – auch ohne Bestellungen aus Ihrer ERP heraus – über das automatische Erkennen der Belegpositionen und Kreditorenstammdaten, bis hin zur Abwicklung der Rechnungsprüfung und Übergabe an Ihr Finanzsystem zur Zahlung.

Die aktuelle Höhe aller Eingangsrechnungen ist verfügbar und kann zur Liquiditätssteuerung verwendet werden. So können vermehrt eingeräumte Skontobedingungen Ihrer Lieferanten ausgenutzt werden. Vom Management können alle abgerechneten Artikel und Dienstleistungen im kleinsten Detailgrad auch ohne die Anlage von Materialstammdaten ausgewertet werden. Die Beschaffungsentscheidungen werden transparent und können effizienter – zum Beispiel mithilfe des Kloepfel Einkaufstrackers – analysiert sowie gesteuert werden.

Vorteile im Überblick

  • Durch das automatische Erkennen der Rechnungen werden alle Artikelstammdaten und Kreditorenstammdaten permanent erfasst. Alle Verbräuche können auf den betreffenden Einzelartikel zurückgeführt werden.
  • Alle Einzelartikel sind so in verschiedensten Verdichtungsstufen auswertbar. Alle Preise werden jetzt vergleichbar (die verhandelten Produkte mit den gekauften Produkten).
  • Permanenter Abgleich von verhandelten Preisen mit den berechneten Preisen als Kontrolle, ob auch die gewollten Produkte in den beabsichtigten Mengen und Preisen zum Einsatz kommen.
  • Durch die gesamtheitliche Transparenz kann bis auf den Artikel Rückschlüsse gezogen werden.
  • TÜV-geprüfte rechtskonforme Archivierung: Die digitalen Inhalte der Rechnungen stehen in der elektronischen Rechnungsbearbeitung webbasiert zur Verfügung

  • Dauerhafte Archivierung der Rechnungen entsprechend den umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben (ISO-Zertifiziertes-Archiv)
  • Webbasierte Anzeige der Rechnungen im PDF-Format
  • Ablagemöglichkeit und dauerhafte Archivierung weiterer Dokumente (z.B. Lieferscheine, Abnahmeprotokolle)
  • Anzeigemöglichkeit der einzelnen digitalen Positionen
  • Automatische Generierung der Bearbeitungshistorie zu Dokumentationszwecken als Anhang des Rechnungs-PDF nach der Übergabe
  • Möglichkeit der Anzeige jener Rechnungen, die noch nicht in der Übergabedatei des Finanzbuchhaltungssystems übertragen wurden („Rechnungseingangsbuch“)
  • Druck und E-Mail-Versand der archivierten Dokumente

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungen an die jeweiligen Prüfenden bzw.
    Verantwortlichen nach Lieferant.
  • Alternative Zuordnung der Rechnungen durch einen autorisierten Nutzer
  • Eingabe des Sachkontos sowie der Kostenstelle durch den/die Prüfende/n
  • Weiterleitung der Rechnungen durch den/die Prüfende/n innerhalb eines
    definierten Verantwortungsbereiches
  • Prüfung und Freigabe durch den Verantwortlichen („Vier-Augen-Prinzip“) sowie
    automatische Weiterleitung an die Finanzbuchhaltungsabteilung
  • Erweiterte Freigaberegelungen nach festgelegten Budget-Regelungen
  • Mögliche Änderung der zugeordneten Kostenart bzw. Kostenstelle vor der Erstellung der Übergabedatei in das Finanzbuchhaltungssystem
  • Anzeige von Preisänderungen bei wiederholt abgerechneten Produkten gegenüber dem letzten abgerechneten Einkaufspreis
  • Vorbelegung der Sachkonten für bereits abgerechnete Produkte
  • Abruf der Dokumentation aller Freigabeschritte aus der Sichtweise einer Rechnung
  • Möglichkeit der Anzeige des Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen
  • Abschließende Freigabe durch die Mitarbeiter/innen der Finanzbuchhaltung und Übertragung der relevanten digitalen Rechnungsinhalte sowie der Kontierungsinformationen in die Übergabedatei des Finanzbuchhaltungssystems
  • Der Status einer Rechnung kann jederzeit festgestellt und die digitalen Inhalte der
    Rechnung als PDF eingesehen werden.

  • Umfassende Benutzer- und Rechteverwaltung

Ihr Nutzen

  • Minimierung der manuellen Aufwendungen im Rechnungsprüfungsprozess
  • Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit ohne Medienbrüche
  • Steigerung der Skontoerträge
  • Zeit- und Kostenersparnis durch Reduktion manueller Aufwendungen für das Scannen und das Verbringen der Eingangsrechnungen in das Papierarchiv
  • Die Kosten des Papierarchives können entfallen
  • Qualitätssteigerung durch Sicherstellung konsequenter Zuordnung gleicher abgerechneter Produkte auf die Sachkonten
  • Zeitersparnis bei der Suche nach Artikelnummern und Anzeige der betreffenden Rechnungen
  • Die Finanzbuchhaltung verfügt auf dieser Grundlage über ein effizientes Instrument zur aktiven Steuerung des Rechnungsprüfungsprozesses

Informieren Sie sich jetzt, wie smart Sie künftig Ihren Einkauf steuern können und dabei Zeit und Kosten sparen.

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